För att exemplifiera hur man använder underhållsplaner är det viktigt att göra en konkret distinktion mellan dokument och aktivitet. Huvudsyftet är att förvalta den fastighet för vilken man har underhållsplan. Den senare är till för att underlätta planering och budgetering. Den har inget egenvärde annat än om den i dessa frågor avspeglar åtgärder samt behov korrekt och utförligt. För att kunna åstadkomma ett dokument som fyller denna funktion, är det avgörande att man uppdaterar det kontinuerligt. Då många underhållsplaner löper över flera år, är det av yttersta vikt att man även tittar på ev. Förändringar som behöver göras till följd av ändrade behov eller variabler vilka rör den fastighet man har ansvaret för.
Någonting som kan tendera att vara föremål för ändringar, är kostnadsbilden. Det finns åtskilligt som kan påverka den budget som tagits fram. Inte minst om uppgifterna man har, inte uppdaterats på några år. Effekten blir att man har större kostnader än i budget och därför riskerar utgifter som inte har täckning. För att undvika dessa utgiftsposter, kan man tidigt gå in och justera de eventuella avsättningar som görs till fastighetsskötsel. Ju tidigare detta görs, desto mindre negativ effekt upplevs för medlemmar och ägare.
Rutinmässig ändring i underhållsplan
För att underlätta arbetet med att uppdatera underhållsplanen, bör man kontinuerligt bocka av alla de åtgärder som slutförts. I och med att man har kvitto på alla kostnader som följd med åtgärden, kan man även föra in detta i underhållsplanen. På så vis har man färskare information att utgå ifrån vid budgetering för nästa år. Värt att betona är att man inte bara skall bocka av en utförd åtgärd. Man bör även ha med vilket år åtgärden utfördes samt när man behöver se över detta igen.
Effektivare underhåll av fastighet
Någonting som ofta är i fokus vid förvaltning av en fastighet är att hitta sätt att minimera kostnader. Kostnadseffektiva åtgärder kan bl.a. innebära att man utför vissa åtgärder samtidigt. Genom att justera årtal för åtgärd avseende sådant som ed fördel görs samtidigt, kan man minimera kostnaderna. För boende i fastigheten blir tillvaron också enklare om man inte har ett konstant pågående byggprojekt, utan salar åtgärder till en viss period.
Vid större ingrepp i fastigheten är det viktigt att vara ute i tid. En tumregel är att senast ett år före planerat startdatum, ha klart all planering med entreprenörerna som skall utföra uppdraget. Utan marginal finns risken att man inte kan utföra de nödvändiga åtgärderna i tid. Vad som kan effektivisera och underlätta är att föreningen anlitar en byggprojektledare tidigt i arbetet. Saknas kompetensen i föreningen kan detta visa sig avgörande. En byggprojektledare kan säkerställa rimligheten i offerter såväl som att planera, hitta utförare och säkerställa kvalitet på resultatet efter avslutat uppdrag. Hjälp från en erfaren byggprojektledare visar sig tydligast vid renoveringsbehov som innebär högre kostnader och omfattande uppföljning av arbete.
Regelbunden utvärdering av behov
Då en underhållsplan är framtagen för många år framöver, finns det utrymme för flexibilitet. Estimerade behov kanske inte infinner sig som planerat, utan behöver tidigareläggas. I vissa fall håller sig fastigheten i utmärkt skick varför andra renoveringsbehov kan få vänta. Den som förvaltar fastigheten kan med fördel göra en grundlig besiktning med jämna intervall. Omkring 5-7 år är rimligt för att kunna bilda sig en korrekt bild av behov. Det innebär en möjlighet att strukturera om ordningen och därmed ha större möjlighet att förvalta tillgångar såväl som förbättringar. Efter besiktning uppdaterar man sina underhållsplaner och beskriver orsak till varför man inte följer jämna årtal i åtgärdsrutinerna. Besiktningen görs helst av någon som har rätt kompetens för arbetet och erfarenhet av den sorts fastigheter som granskas.
Justera avsättning till fastighetsdrift
Det finns en rad faktorer som kan påverka de verkliga kostnaderna för ett projekt över tid. Tillgång, byggmaterial, inflation och omfattning är några. För att inte ha för lite avsatt till renovering, är det viktigt att hela tiden justera avsättningarna såväl som att ändra prisuppgifterna i de underhållsplaner man sitter på. Att ha detta i åtanke och stämma av priser i underhållsplanen mot reella kostnader minimerar risken för att ha för låg budget till viktiga åtgärder.
Hjälp med underhållsplaner
Det finns åtskillig hjälp att få med underhållsplaner. Allt ifrån att göra de första grundläggande inspektionerna, till att uppdatera innehåll och hålla uppsikt på nivån för budget. I första hand behövs en korrekt underhållsplan. Det finns åtskilligt som man bör ha ed sig när man tar fram dessa och en fackman kan bidra med erfarenhet och kompetens. Vid arbete kontinuerligt med underhållsplaner samt priser, finns kompletta arbetsmetoder att tillgå.