Bygga underhållsplan

Att påbörja arbetet med att ta fram en underhållsplan kräver åtskilligt av utföraren. Det är ett långsiktigt dokument som skall ha med en rad olika faktorer. Inte minst bör man gå igenom fastigheten grundligt. Kanske finns konstruktionsfrågor eller variabler som plats och väder att ha med i kalkylen? Även ålder och skick kan visa sig spela viss roll i planeringen. Även om man kan ha nytta av att titta på andra underhållsplaner, är det inte sällan man behöver ventilera planen med sakkunniga som kan fylla i med frågor och tankar. Kanske är ventilationen i just denna fastighet utsatt på ett annat sätt än i andra hus? Finns yttre påverkan som innebär att arbete med tak eller fönster bör göras tidigare kan det ha stor effekt i planeringen.

Några punkter som kan vara bra att fundera över har sammanställts här.

Steg 1 – Inför utformning av underhållsplaner

Varje underhållsplan bör ta avstamp i de specifika grundförutsättningarna. Det finns stort värde i att bygga en plan baserat på fastigheten såväl som ägarens potential att driva igenom de underhållsåtgärder som krävs. Allt ifrån fastighetens ålder till material, konstruktion och byggår måste tas i beaktande. Kanske behöver man därtill anpassa underhållet för att gå ihop med den budget som råder.

Steg 2 – Research för underhållsplaner

Det är avgörande för underhållsplanens effektivitet att man utgår från konkret information. Research och insamling av data angående fastigheten är därför en av de viktiga milstolparna i arbetet. För att underhållsplanen skall kunna skickas till berörda personer, samt sparas över tid, är en digitalisering önskvärd. Här samlas byggritningar och besiktningsprotokoll. Tidigare dokument över utförda åtgärder kan också finnas tillgängliga. Finns möjlighet är en inventering av resurser och verktyg en fördel. Detta underlättar när det är tid för renovering eller andra insatser.

Steg 3 – Initial besiktning som del i underhållsarbetet

Innan en underhållsplan är färdig, skall fastigheten gås igenom och besiktigas. Alla delar som finns med i underhållsplanen skall granskas för att säkerställa att man tagit rätt beslut i fråga om vad som skall göras och när. Detta är en del i utformnings-fasen som kräver hög fackkunskap. Den som besiktigar skall ha stor kännedom om såväl material som konstruktion eller andra variabler som kan bli av relevans. Behövs ytterligare kompetens inom tekniska installationer eller liknande, bör detta tas in. Efter att besiktningen är klar, summeras kostnaderna. I viss mån är det estimerade kostnader, då vissa åtgärder inte skall utföras förrän senare.

Steg 4 – Summering av underhållsplan

När det tekniska arbetet med underhållsplanen är färdigt, skall detta komprimeras till ett begripligt dokument. Såväl fackmän som fastighetsägare skall kunna förstå vad som skall göras och varför detta är viktigt. Det är ofta bra att inkludera bilder och enklare förklaringar på vad som skall göras och varför. Detta minimerar risken för att man frångår den underhållsplan som finns tillgänglig. Kostnaderna skall finnas med även i denna komprimerade version. Förhoppningen är att planen skall utgöra grunden i arbete med fastigheten och att den kontinuerligt används för avstämning. När detta arbete är färdigt bör man besluta hur man skall göra med avsättningar för att hantera kostnader. I vissa fall är en fond att föredra där man regelbundet tillför kapital. På så vis minimerar man toppar och höga utgifter.

Steg 5 – Hur man använder underhållsplan

Om en underhållsplan inte används på rätt sätt, är det en onödig kostnad som inte fyller sin funktion. Rätt använd finns dock en stor möjlighet till sänkta kostnader och en hållbar investering i form av den fastighet som avses. I första hand bör man planera i tid och hela tiden följa upp vad som utförts och inte. Alla åtgärder skall bockas av i underhållsplanen för att på så vis hålla densamma aktuell och relevant. Har någonting hänt som kräver en omprioritering av åtgärder i underhållsplanen skall detta dokumenteras. Beroende på vilka förbättringar som väntas, kan ökade eller minskade avsättningar till fonden behöva göras. Årligen kan styrelsen gå igenom underhållsplanen. Har den använts på rätt sätt finns här ett bra underlag för nästa års planering.

Viktigt är att underhållsplaner är noga utarbetade och att kostnadsdelen är korrekt. I annat fall kan det finns otillräckliga tillgångar för att genomföra viktiga delar av fastighetsrenoveringen.